Lets Leuven heeft niet echt een formele structuur en werkt ook niet echt als een 'bestuur'. In het verleden is dit meestal informeel geregeld geweest en volledig vrijwillig met de inzet van een paar Letsers. Dit heeft als voordeel dat er niet al teveel werk in steekt op zich, maar heeft als nadeel dat het soms niet al te duidelijk is hoe het draait. Zeker als nieuweling kan het een beetje chaotisch overkomen. Toch is die 'lichte structuur' een flexibel en dynamisch instrument, waarzonder Lets Leuven misschien niet meer zou bestaan. Geen maandelijkse vergaderingen, geen juridische of wettelijke verplichtingen, geen ingewikkelde boekhouding, enzovoort. Onze letsverantwoordelijken (beter gekend als de vera's) zijn meestal toch al bezige bijen. Het laat ook de nodige ruimte toe voor eigen initiatief en daar wordt eigenlijk ook op gerekend. Wil je iets organiseren, gewoonweg doen, zouden we zeggen...

Momenteel vormen de vera's een soort kerngroep, een basis van Lets Leuven. Niets moet, alles kan, is een beetje het motto! Maar soms zijn er dingen waarover we samenkomen, een eerste keer is in 2002 geweest, toen bleek dat heel wat dingen bij een en dezelfde Letser terecht kwamen, wat niet de bedoeling kon zijn. Die veravergadering is achteraf heel nuttig gebleken. Diverse items stonden op het programma: onder meer de fuif, de terugkomdag, het mailsysteem, de verdeling van taken, en dergelijke meer zijn hieruit gegroeid. Bedoeling is gewoonweg een aantal vragen stellen en zaken naar voor brengen die beter met de voltallige veragroep besproken worden om Lets Leuven beter te doen draaien.
De frequentie is niet echt vast bepaald, maar één à tweemaal per jaar geeft een goed resultaat zonder al teveel tijd in beslag te nemen.

Iedereen kan zelf dingen doorgeven die hij/zij nuttig vindt en kan zelf ook meewerken aan de kerngroep.

Vera's komt trouwens van 'verantwoordelijken', maar aangezien dat allemaal zo afschuwelijk serieus klinkt en vermits Lets een hoog fun-gehalte heeft, hebben we er ludiek vera van gemaakt.

Vroeger hadden we het systeem van de wijkvera's. Lets Leuven was opgedeeld in negen wijken. Elke wijk had een eigen wijkvera die aanspreekpunt en doorgeefluik fungeerde. Dit systeem werkte niet goed. De wijkvera's werden immers niet als aanspreekpunt gebruikt en aan de andere kant werden sommige kernleden overspoeld met vragen. Op de kernvergadering van 29 oktober 2004 werd het systeem van wijkvera's vervangen door een systeem van vera's op basis van een specifieke taak.

Enkele misvattingen

Heel wat letsers denken verkeerdelijk dat binnen Lets Leuven de vera's het voor het zeggen hebben. Niets is minder waar! Vera's werken eerder individueel aan een bepaalde taak en hebben geen zin om regels voor de groep te gaan uitvaardigen. Binnen Lets Leuven zijn er trouwens bitter weinig regels, enkel een aantal richtlijnen die je (al dan niet) kan volgen. De enige regels die ik ken zijn dat niemand zomaar in Lets Leuven kan komen zonder enige voorbereiding (nieuwkomersbijeenkomst) en dat de boekhouding op dezelfde manier moet ingevuld worden (momenteel online). Maar dat is om er om organisatorische redenen. Zo weten we dat iedereen dezelfde info krijgt en dat er niet voor iedere nieuwkomer apart de uitleg moet gedaan worden. En de boekhouding moet hetzelfde ingevuld worden omdat het anders niet mogelijk is de letsstanden te kennen.
Voor de rest staat het de letsers vrij te doen en te laten wat ze willen (en de eventuele consequenties van hun handelen te dragen).

• Hoezo, geen regels? En de 20 iku=1uur regel dan?
  In wezen is dat een richtlijn die je al dan niet kan volgen. Je kan bijvoorbeeld meer of minder iku's overeenkomen voor een bepaalde letsklus. Dat is dus absoluut geen 'wet' die opgelegd wordt door de kerngroep.
• En de spelregels van de vraag.aanbod-mailgroep dan, zijn dat dan geen regels?
  Ook dat zijn richtlijnen, die je trouwens best volgt om het voor iedereen zo aangenaam mogelijk te maken. Je kan daar tegen "zondigen", maar weet dan dat je reacties kan/zal krijgen van andere letsers die dat niet leuk vinden. Als je bijvoorbeeld een mail met attach van 2MB naar de mailgroep stuurt, mag je er vanuit gaan dat je enkele boze reacties zal krijgen van de letsers wiens emailbox je daarmee geblokkeerd had. Of als je politieke of commerciële berichten naar vraag.aanbod stuurt zal je gegarandeerd lik op stuk krijgen van letsers die dat absoluut niet prettig vinden.
• En als iemand berispt wordt voor een te hoge of lage letsstand, is dat dan geen beperking van iemands persoonlijke vrijheid?
  Iemands vrijheid houdt op waar die van een ander begint. Wanneer het systeem gevaar loopt moet er ingegrepen worden. Dat is weliswaar niet de leukste ervaring (voor geen van de beide partijen), maar een noodzakelijk kwaad om de werking van het letssysteem niet te laten vastlopen.
• En de -300 tot 300 ikugrens. Dat is ons toch oplegd door de kerngroep?
  Deze grens is een richtlijn waar je best niet boven of onder gaat. Of de vera's actie ondernemen hangt af van de eenzijdigheid van de letstransacties. Als je laag staat, maar regelmatig inhaalt is dat niet zo erg. Als je laag staat en inactief bent/enkel verder naar beneden gaat, zal je ongetwijfeld niet gerust gelaten worden... De -300/300 grens is dus geen wet van Meden en Perzen.
• En de online gidsen dan, die zijn ons toch in de maag gesplitst door de kerngroep?
  Dat kon tot 2005 evengoed van de papieren gidsen gezegd worden. De gidsen (op papier of online) zijn enkel een middel om informatie binnen Lets Leuven door te geven. Trouwens, de papieren gidsen zijn nooit verdwenen, ze worden nu opgemaakt vanuit de up-to-date gegevens uit de online database. Wil je absoluut een papieren gids naast de telefoon liggen hebben, druk deze dan zelf af of laat deze voor jou afdrukken.

Vera's zijn in de grond gewone letsers. Zij het dat ze zich inzetten voor de werking van Lets Leuven (grotendeels vrijwillig: zij krijgen geen vergoeding, maar zijn enkel vrijgesteld van het jaarlijkste iku-lidgeld). Enkele voorbeelden: aanbieden en organistatie van de brunch, gidsen, boekhouding, het mailsysteem en -groepen, bemiddeling,... Zij zijn niet meer of minder dan de andere letsers. Trouwens, altijd welkom om mee te bouwen aan de goede werking van Lets Leuven. Als iets jou stoort binnen Lets Leuven is het beter om zelf alternatieven aan te bieden en zelf de handen uit de mouwen te steken.

De vera's en hun taken

Karin Nolmans is het eerste aanspreekpunt voor nieuwelingen. Ze organiseert de infobijeenkomsten en doet de volledige uitleg van het hoe en het wat van lets. Geïnteresseerden geven gewoonweg hun gegevens door op het info mailadres van letsleuven (liefst niet enkel een e-mail adres, maar ook telefoon, adres, gsm, etc). Ze worden dan uitgenodigd op de volgende infobijeenkomst (april of oktober). Nadien kunnen ze instappen in het systeem (het staat vrij om al dan niet lid te worden, ook als je deelnam aan de infobijeenkomst).
Hugo Berton helpt mee met de verdere opvolging van de nieuwkomers.

Helpen gestagneerde letsers met een hoge of lage stand terug op gang en uitstappers hun iku-rekening aan te zuiveren. Leden van de wekkergroep zijn Marie-Lou Vanhees, Judith Rekoert, Marleen Verboomen, Yolanda Put, Mia Lenaerts en Annemie Brusselle.

Bemiddelt bij conflicten. Martine Vranken neemt deze taak op zich.

Houdt de e-mails in de gaten, wijst op overtreders naar de last die ze anderen bezorgen en laat recidivisten indien nodig blokkeren.

Beheert de kas, houdt bij wie lidgeld betaald heeft, spoort late betalers aan en geeft de namen van de wanbetalers door aan de wekkergroep. Mia Lenaerts neemt deze taak op zich.

Bepaalt de locatie en geeft de aanzet tot de organisatie van de Brunch: Reinhilde Boghe.

Reinhilde Boghe en Michel Op de Beeck zijn de mailvera's. Zij kunnen jou inschrijven in de vraag.aanbod-mailgroep of jouw gegevens hiervan wijzigen.
Michel is de backup-mailvera. Hij voert in principe enkel de nieuwkomers in het systeem.

Michel Op de Beeck schreef deze website bijeen en programmeerde de Lets Leuven webapplicatie (online vragen&aanbiedingen, adressenlijst en boekhouding)..